Преимущества топливных карт для бизнеса

Топливные карты являются одним из наиболее популярных платежных средств среди компаний и индивидуальных предпринимателей. И это закономерно, ведь такие решения дают бизнесу целый ряд новых возможностей. Особенно хорошо плюсы становятся заметны, если сравнивать топливные карты с оплатой наличными деньгами. Рассмотрим подробнее, о каких плюсах речь.

Возможность контролировать работников

Основная проблема наличных денег и дебетовых банковских карт состоит в том, что руководство теряет контроль над финансами сразу после их передачи в руки водителей. Это приводит к серьезным растратам. По подсчетам экспертов, до 10 % бюджета, выделяемого на покупку горючего, работники используют в личных целях. В лучшем случае водитель покупает стакан кофе на те деньги, за которые он должен был приобрести горючее. В худшем — шоферы организовывают сложные мошеннические схемы с перепродажей ГСМ третьим лицам.

Продажа топливных карт позволяет устранить проблему. При использовании этого способа оплаты все финансовые средства находятся на счету компании. Фактически водители не имеют прямого доступа к деньгам. С топливной карты нельзя снять средства, ею невозможно расплатиться в магазине. Да, водитель может купить лишнее топливо с целью перепродажи. Но функционал карты не позволит ему нажиться на компании.

Во-первых, на счет можно установить лимит. Если водитель достигнет ограничения, ему придется заправлять машину в конце дня или месяца за собственные деньги. Во-вторых, руководству станет известно о любых транзакциях. Каждое списание средств мгновенно отображается в личном кабинете. Если водитель должен был заправить 50 л топлива, а купил 70 л, рассчитывая продать разницу, его будет легко вычислить.

Упрощение документооборота

При использовании наличных денег документооборот становится одной из главных проблем компании. Бухгалтерам приходится заниматься рутиной: сверять чеки, заполнять журналы, отслеживать транзакции. Запрос закрывающих документов при таком способе оплаты необходимо выполнять в ручном режиме. Если объем потребляемого топлива небольшой, сеть АЗС может отказать в предоставлении счетов-фактур и накладных.

При переходе на топливные карты документооборот по большей части становится электронным. Счета-фактуры, накладные и акты об оказании услуг поступают клиентам 1–2 раза в месяц в автоматическом режиме. Все транзакции отображаются в личном кабинете руководителя. При этом способе оплаты необходимость сверки чеков практически отпадает. Поэтому нагрузка на бухгалтеров существенно снижается.

Гарантия качества топлива

Одной из самых распространенных схем обмана среди водителей является заправка автомобиля некачественным топливом. Как правило, чем хуже бензин, тем дешевле он стоит. Заправляясь бензином на несколько рублей дешевле, водитель экономит средства и кладет их в собственный карман. В долгосрочной перспективе это создает большие проблемы для компании. Ремонтировать топливную систему и двигатель придется гораздо чаще, чем при использовании высококачественных ГСМ.

Перейдя с наличных на топливные карты для бизнеса, компания лишает недобросовестных водителей возможности заправляться на небольших внесетевых АЗС. Именно последние чаще всего торгуют бензином и дизелем сомнительного качества. Такие заправки не являются партнерами ответственных процессинговых компаний. Поэтому клиенты, использующие топливные карты, могут быть уверены в качестве горючего.

Оптимизация налогообложения

В цену любого топлива всегда включен налог на добавленную стоимость. Коммерческие организации имеют право вернуть НДС, если они его уплачивают. За счет этого можно сэкономить до 20 % от исходной стоимости горючего. Разумеется, оформить вычет можно и при использовании наличной формы оплаты, но сделать это проблематично. К зачету принимается только сумма НДС, подтвержденная по результатам камеральной проверки и основанная на данных первичных учетных документов. Оформление последних при использовании наличных денег сильно перегружает штатную бухгалтерию или повышает стоимость услуг на аутсорсинге.

При использовании топливных карт компания автоматически получает готовые счета-фактуры и накладные. Эти документы можно просто приложить к заявлению о вычете и переслать в налоговую инспекцию. ФНС примет во внимание предоставленные сведения и уменьшит финансовую нагрузку на бизнес в следующем отчетном периоде.

Защита от краж

Наличные средства легко потерять. Кроме того, их могут похитить. При переходе на карты данная проблема становится неактуальной. Снять средства со счета невозможно, поэтому злоумышленник, похитивший носитель, не получит деньги в свои руки. Если водитель потерял карту, ее легко заблокировать через личный кабинет. Кроме того, можно установить индивидуальный ПИН-код, который будут знать только руководитель и конкретный работник.