В Калуге выберут лучшего секретаря

Что такое «офис», сегодня понятно каждому.  Это слово уже давно появилось в нашем обиходе.
А как связаны понятия «офис» и «менеджер»? Офис – некое сообщество, ежедневно живущее в непрерывном ритме, и все это нуждается в грамотном управлении. Чтобы офис полноценно функционировал. Чтобы люди, работающие в этих помещениях, были избавлены от необходимости думать о закупке канцтоваров, книг или ремонте компьютеров.  Чтобы у всех гостей офиса было желание вспоминать об этом визите и возвращаться туда снова и снова. 
Человек, способный создать и поддерживать уютную, комфортную и одновременно рабочую обстановку в офисе – это офис-менеджер. 
Профессия «офис-менеджер» сейчас очень популярна. Неслучайно ежедневно более тысячи работодателей только в Москве объявляют об открытии такой вакансии. В рейтинге двадцати самых востребованных профессий на начало 2007 года первое место занимает профессия «секретарь» и седьмое место – «офис-менеджер».
И, тем не менее, квалифицированный офис-менеджер является настоящей находкой для компании, и за такого сотрудника работодатели готовы платить от 800 долларов. Но и требования к соискателям предъявляются жесткие.  От офис-менеджера требуется знание основ делопроизводства и правил делового этикета, владение управленческими навыками и культурой делового общения. В крупных компаниях офис-менеджеров зачастую воспринимают на уровне «топов». Они поддерживают множество деловых контактов и связей, без которых компании просто не обойтись.
И те, кто считает, что данная профессия не требует больших знаний и умений, что любой мог бы успешно работать офис-менеджером, глубоко заблуждаются.  Это, пожалуй, одна из самых ответственных должностей потому, что эти люди планируют и координируют деятельность всех офисных служб. Без них работа просто останавливается, ведь только квалифицированный офис-менеджер может в считанные минуты найти крайне важный документ, не поднимавшийся из архива месяцами, утихомирить пылкий нрав своего начальства, найти правильный подход к каждому клиенту.
Помимо этого, это еще и очень творческая профессия, и подходит она активным людям. Создавать атмосферу в офисе, организовывать различные встречи и мероприятия, разрешать конфликтные ситуации, постоянно кому-то помогать, разъяснять, убеждать и всегда знать, что же в очередной раз подарить начальнику под силу не каждому.
Заблуждением является и то, что у офис-менеджера практически нет карьерных перспектив. Возможностей для роста масса.  Профессионалы имеют шанс стать руководителями подразделений, карьера может строиться и в связи с переходом в более крупную компанию.  А положение «правой руки» руководителя крупной компании, согласитесь, является весьма завидным. Таких сотрудников, как правило, очень ценят и всеми способами стараются удержать в организации.  
В процессе анализа всего вышеперечисленного у компании РИФ «Форма» родилась идея провести в Калуге первый профессиональный конкурс офис-менеджеров, чтобы выявить лучших и распространить опыт эффективной работы, поднять престиж профессии и развить профессиональные качества в процессе конкурса.  Эту идею поддержали и в других городах, что автоматически присвоило конкурсу статус всероссийского. И одновременно с Калугой данный конкурс будет проводиться в Самаре.  

ПОЛОЖЕНИЕ
о проведении городского конкурса
«Лучший офис-менеджер 2007 года»

1. Общие положения

1.1. Данное положение регламентирует порядок организации и проведения городского конкурса «Лучший офис-менеджер 2007 года».
1.2. Организатором конкурса является компания РИФ «Форма».
1.3. Основополагающими принципами конкурса являются принципы равных условий и возможностей для всех офис-менеджеров, гласности и объективности оценки.
1.4.  Основными целями настоящего конкурса являются: выявление и поощрение офис-менеджеров, добившихся значительных успехов в данной должности; распространение опыта эффективной работы; поднятие престижа профессии; формирование банка данных лучших офис-менеджеров г. Калуги.
1.5. Участниками конкурса могут быть офис-менеджеры предприятий, учреждений, организаций всех форм собственности, занимающие данную должность на период проведения конкурса либо работавшие в данной должности ранее.
1.6. Организатором определены следующие требования я к конкурсантам:
- Высшее или средне-специальное образование
- Наличие записи в трудовой книжке либо рекомендательное письмо
- Знание пакета MS Office, Internet (уверенный пользователь)
- Знание делопроизводства
- Мини АТС, ксерокс, факс, принтер
- Правила деловой коммуникации, психология общения, деловой этикет
- Коммуникабельность, энергичность, пунктуальность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, и умение управлять коллективом
1.7. Критерии оценки конкурсантов следующие:
- Знание делопроизводства
- Знание деловой коммуникации
- Знание делового этикета
- Грамотность печати
- Скорость печати
- Организаторские и творческие способности
- Умение работать с офисной техникой

2. Порядок проведения конкурса

2.1. Конкурс состоит из трех этапов.
Первый конкурсный этап – предварительный.
2.1.1. На этом этапе организатор размещает в СМИ информацию о проведении конкурса и о требованиях к участникам  не позднее 20 дней до дня начала его проведения.  Организатор производит факсовую и адресную рассылку листовок по офисам с вложенным образцом заявки.  Желающие принять участие в конкурсе могут получить образец заявки, обратившись к организаторам конкурса. В СМИ размещаются контактные телефоны и адрес организатора.
2.1.2. Оформление и подача заявок на участие в конкурсе осуществляется в течение двух недель со дня публикации объявления о начале конкурса.
2.1.3.  Регистрационный взнос принимает оргкомитет конкурса.
2.1.4.  Материалы, предоставляемые на конкурс, должны содержать:

• заявку участника
• анкету участника

2.1.5. Предварительная экспертиза заявок осуществляется оргкомитетом  конкурса.
2.1.6. Организатор конкурса оценивает и сравнивает только те конкурсные заявки, которые признаны соответствующими условиям конкурса.
2.1.7. В качестве общих критериев оценки и сопоставления конкурсных заявок установлены следующие критерии:

• соответствие тематике конкурса;
• соответствие целям и задачам конкурса;
• соответствие конкурсантов предъявленным требованиям.

2.2. Второй конкурсный этап включает в себя три тура, направленных на выявление профессиональных знаний и умений.
2.2.1. Первый тур – тестирование по курсу «Делопроизводство». Данное тестирование оценивает навыки и знания респондента по следующим компетенциям:

1. Общие знания о делопроизводстве.
2. Работа с корпоративными нормативными документами.
3. Работа с бланками документов.
4. Работа с организационно-распорядительными документами.
5. Организация документооборота.
6. Организация поисковой системы по документам.
7. Хранение документов.

Тест разрабатывается специалистами центра обучения и подготовки профессионалов.
Тестирование проходит в  письменной форме, проводится на базе центра обучения. Возможно сотрудничество в рамках спонсорства.
При большом количестве конкурсантов возможно проведение тестирования в несколько потоков.
Результаты тестирования подсчитываются независимым жюри и оргкомитетом конкурса и оформляются протоколом за подписью председателя жюри.
До участия во втором туре допускаются все конкурсанты.
2.2.2. Второй тур – тестирование по курсу «Деловой этикет, правила деловой коммуникации».
Тест разрабатывается специалистами центра обучения и подготовки профессионалов.
Тестирование проходит в  письменной форме, проводится на базе центра обучения.
При большом количестве конкурсантов возможно проведение тестирования в несколько потоков.
Результаты тестирования подсчитываются независимым жюри и оргкомитетом конкурса и оформляются протоколом за подписью председателя жюри.
По результатам двух туров на имя каждого из конкурсантов заполняются аттестационные бланки, заверенные подписями и печатью, с указанием набранных баллов, а также высшего и среднего баллов. Аттестационные бланки выдаются конкурсантам на финальном этапе по завершении всех конкурсов.
В третий тур выходят 50 человек, набравшие наибольшее количество баллов по результатам первых двух туров.

2.2.3. Третий тур – оценка грамотности и скорости печати.
Сначала конкурсантам диктуется текст для печати и оценивается грамотность. Подсчитывается количество грамматических и орфографических ошибок.
Конкурсантов оценивает независимое жюри конкурса и представитель оргкомитета. Результаты подсчитываются и оформляются протоколом за подписью председателя жюри.
По завершении третьего тура определяются 10 финалистов. В финал выходят конкурсанты, показавшие наилучшие результаты по итогам первых трех туров.
Скорость печати оценивается отдельно. Всем конкурсантам дается одинаковый текст, содержащий 800 символов, и дается 10 минут времени. В протокол записывается количество напечатанных символов и время выполнения задания. Результаты конкурса не влияют на общую сумму баллов по трем этапам, а подсчитываются отдельно. Участник, показавший наилучший результат,  награждается в номинации «Скорость печати». Награждение проводится  по завершении конкурсных этапов во время финала.

2.3. Третий конкурсный этап – финал. Включает в себя несколько конкурсов.
На этом этапе конкурсанты оцениваются по следующим критериям:
- умение находить выход из нестандартной ситуации
- умение грамотно выстраивать речь, ясно выражать свои мысли; культура речи
- организаторские и творческие способности
- «знание» своего начальника
Одним из основных критериев данных конкурсов является их зрелищность.
Финалистов конкурса оценивает жюри присяжных.
Победителя определяет жюри присяжных.
Победителем является конкурсант, набравший наивысшее количество баллов по итогам всех конкурсных этапов.

3. Сроки проведения конкурса

3.1. Конкурс поводится в период с 19 ноября по 1 декабря.

4. Организация конкурсной комиссии и порядок награждения победителей

4.1. Состав конкурсной комиссии:
4.1.1. Жюри присяжных
- представители кадровых агентств
- преподаватели центров подготовки кадров по профессии «офис-менеджер»
- представитель генерального спонсора
- потенциальные работодатели
- офис-менеджеры крупных компаний
- руководители компаний
4.1.2.  Независимое жюри
- офис-менеджеры, не принимающие участия в конкурсе
- представители оргкомитета

4.2. Конкурсная комиссия:
4.2.5. Проводит анализ результатов первых трех туров и определяет финалистов.
4.2.6. Определяет победителей конкурса по следующим номинациям:
 Лучший офис-менеджер 2007
 Диплом 2-й степени
 Диплом 3-й степени
 Приз зрительских симпатий
 Знание делопроизводства
 Знание деловой коммуникации
 Грамотность печати
 Скорость печати
 Организаторские и творческие способности
 Умение работать с офисной техникой
4.2.7. Присуждает призовые места.
4.2.8. Результаты конкурса оформляются протоколом за подписью председателя.
4.3. Награждение победителей конкурса и всех участников грамотами и памятными подарками проводится по окончании конкурсных программ.

Если Вас заинтересовала возможность участия в конкурсе в рамках спонсорства, либо Вы хотите попробовать свои силы как конкурсант, организаторы конкурса будут ждать Ваших звонков по телефону в Калуге:  54 – 99 – 15